Foto's kiezen voor het jaarverslag van je non-profit

Een jaarverslag is geen fotoalbum. Het wordt gelezen door bestuursleden, een beoordelaar bij een fonds, een inkoper bij de gemeente en een paar grote gevers die willen weten of het geld van vorig jaar iets heeft opgeleverd. Ze scannen. De foto's bewijzen dat het werk is gedaan, geven een gezicht aan de mensen die verantwoording afleggen, en laten een document dat door vier mensen in een klein kantoor is gemaakt eruitzien alsof het van een organisatie komt die opnieuw geld waard is.

Je hebt ongeveer twaalf beelden, geen driehonderd, en ze komen uit totaal verschillende hoeken — de telefoon van een vrijwilliger, een portretfoto die in 2019 voor LinkedIn is gemaakt, een logo dat een financier als screenshot heeft gemaild. De deadline is een bestuursvergadering of de sluitingsdatum van een portal, dus opnieuw fotograferen zit er niet in. Dit is meer sorteerwerk dan fotografiewerk.

Begin bij de toestemmingslijst, niet bij de fotomap

Voordat je ook maar één beeld kiest, zet je op een rij welke foto's van mensen je mag publiceren — niet welke je mooi vindt. Een PDF voor financiers die op je website komt en naar een mailinglijst gaat, is publicatie. Toestemming die is verzameld voor een nieuwsbrief of een interne trainingspresentatie is voor een smaller doel gegeven, en de wetgeving rond gegevensbescherming verwacht dat persoonsgegevens niet worden hergebruikt op een manier die onverenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verzameld. Regel dat met je verantwoordelijke voor gegevensbescherming of met de richtlijnen van de ICO over toestemming, niet met een blogpost.

Lees daarna wat er werkelijk in je toestemmingsformulier staat, en de richtlijn erachter in plaats van een samenvatting ervan. Werk je in internationale ontwikkelingssamenwerking, dan zijn de ethische richtlijnen van Bond voor het verzamelen en gebruiken van content de standaardreferentie in het Verenigd Koninkrijk, en Bond-leden hebben zich er via het Bond Charter aan verbonden; andere sectoren hebben hun eigen toezichthouder of brancheorganisatie met richtlijnen. De terugkerende principes: mensen moeten begrijpen hoe een beeld gebruikt gaat worden voordat ze instemmen, ze moeten hun toestemming kunnen intrekken, beelden tonen mensen met waardigheid in plaats van als passieve ontvangers, en bijschriften zijn accuraat in plaats van aangedikt. Is je administratie vaag over de reikwijdte, behandel dat dan als een nee. Kinderen en iedereen van wie de omstandigheden zijn veranderd, controleer je apart.

Als de toestemming alleen intern gebruik dekt

Er is altijd één prachtige foto die je niet mag gebruiken. Het gezicht vervagen komt ontwijkend over en oogt slecht in druk.

Betere opties, op volgorde:

• Fotografeer het werk, niet de gezichten. Handen aan gereedschap, ingepakte voedselpakketten, de rug van een vrijwilliger die kratten draagt.
• Fotografeer medewerkers en vrijwilligers die wél toestemming hebben gegeven terwijl ze de activiteit doen, met een bijschrift dat eerlijk vermeldt dat het medewerkers zijn in plaats van het als cliënten te ensceneren.
• Gebruik objecten. Het pakket dat je uitdeelt, het instrument waarop de groep leert spelen. Fotografeer er één op een tafel bij het raam, verwijder de achtergrond en zet het op de paginakleur van het verslag.

Laat de bestuurspagina doordacht ogen

De pagina met bestuursleden en directie is de plek waar verschillende bronnen het hardst opvallen: de één tegen een beige kantoormuur, de ander bijgesneden uit een trouwfoto, de derde tegen een uitgebeten raam. Met verschil in licht kun je leven; verschillende achtergronden laten de pagina in elkaar geflanst ogen in plaats van ontworpen.

Standaardiseer de achtergrond in plaats van de foto's. Haal de portretten door remover.bg en zet op elk dezelfde effen kleur — uit het palet van je verslag, of een zacht neutraal grijs als dat palet schreeuwerig is. Voeg een lichte schaduw toe zodat het hoofd er niet op geplakt uitziet. Snijd daarna elk portret in je ontwerptool bij tot dezelfde kadrering met kop en schouders, zodat de ooglijnen ongeveer op dezelfde hoogte liggen. De gids voor consistente teamfoto's gaat dieper op de kadrering in. Wie geen bruikbare foto heeft, krijgt een effen gekleurde tegel met initialen, geen korrelige uitschieter.

Logo's van financiers en partners op de paginakleur

De achterpagina is meestal een muur van logo's van financiers en partners, aangeleverd als JPEG's met een wit vlak ingebakken. Op een witte pagina kom je daarmee weg; op een gekleurde band staat elk logo in een overduidelijke rechthoek.

Haal het wit weg en bewaar ze als transparante PNG's — de uitleg over de achtergrond van een logo verwijderen en de gids voor transparante PNG's behandelen de lastige gevallen. Veel financiers schrijven een monochrome of diapositieve versie voor donkere achtergronden voor, dus vraag om dat bestand in plaats van er zelf een om te keren, en rek een logo nooit uit zijn verhouding.

Controleer het formaat voordat het naar de drukker gaat

Een achtergrond verwijderen voegt geen pixels toe. Een uitsnede van een klein screenshot van een telefoon blijft klein: prima op het scherm, waardeloos over een halve gedrukte pagina. Werk vanaf het originele camerabestand, niet vanaf de kopie die door een berichtenapp is gegaan, en leg de pixelafmetingen van elk beeld naast het formaat waarop het gedrukt wordt. Vraag je drukkerij naar het minimum.

Uploads gaan tot 10 MB. Zit een camerabestand daarboven, sla dan eerst een kleinere kopie op in je eigen foto-editor en bewaar het onbewerkte origineel voor de drukker. WebP werkt hier zowel als invoer- als uitvoerformaat, dus een WebP die je al hebt hoef je niet eerst te converteren.

Voordat je het verstuurt

Open de afgeronde PDF op volle paginabreedte en kijk alleen naar de foto's. Iedereen die erin staat, is iemand die je mag publiceren. Elk portret van de leiding staat op dezelfde achtergrond. Elk logo staat op de pagina, niet in een wit vlak. Elk bijschrift beschrijft wat er echt gebeurt. Kloppen die vier, dan dragen de foto's het betoog in plaats van het te ondermijnen.